Idag kan vi lösa mängder av problem med olika typer av system. Vi kan förbättra kundupplevelser, automatisera processer och skapa nya affärsmöjligheter. Men det finns många fallgropar vad gäller val och införande av system. Här är vanliga utmaningar och vad vd och ledning kan göra för att undvika dem.

System kan underlätta vardagen för medarbetarna och ge konkurrensfördelar på olika sätt. Men det är inte självklart att ett nytt system ger den nytta som ledningen avsett.

5 vanliga fallgropar

Här är fem vanliga utmaningar i valet och införandet av systemstöd.

1. Gå direkt på lösning

En vanlig fallgrop är att gå direkt på lösning utan att först grundligt beakta behoven. Det är vanligt att ”förälska” sig i ett system och utgå från vad systemet ”kan” istället för att utgå från behov. En relaterad fallgrop är att tro att man är överens om lösningen utan att ha tillräckligt på fötterna vad gäller behoven.

2. Jobba i stuprör

Om enskilda avdelningar själva upphandlar system så får ni till slut en systemflora med mängder av system som inte hänger ihop, kostar mycket pengar och är svåra att underhålla. Dessutom får ni inte de synergieffekter som uppkommer när system integreras med varandra och data flödar dem emellan.

I själva implementeringen av system är det också en fallgrop att arbeta i stuprör. Det finns inte något projektteam som har så pass generell kunskap att ett och samma team täcker in alla kompetenser som behövs.

3. Köpa in teknik utan att se över arbetssätt

 En tredje fallgrop är att köpa in teknik utan att säkerställa att organisationen är redo att ta sig an den nya tekniken. Eller att köpa system som innebär en stor förändring i arbetssätt utan att förbereda för förändringen i form av utbildning och support. Om det systemstöd ni inför avviker alltför mycket från era arbetssätt så är risken stor att medarbetarna upplever det som ett hinder snarare än som ett stöd.

4. Ta ett för stort grepp

En annan vanlig fallgrop är att ta ett för stort grepp direkt så att förändringen från ett systeminförande blir för omfattande. Om förändringstakten är för hög så uppkommer ofta motstånd i organisationen. Användarna hinner inte prova och lära sig de nya arbetssätten kopplat till det nya systemet, varpå de inte upplever någon förbättring i sin vardag.

5. För kort tid till överlämning

Slutligen behöver organisationen tid för att vänja sig både vid nya arbetssätt och ny teknik. Ett misstag är att lägga för kort tid på överlämning, att missa behov av utbildning eller att inte ha en ägare som tar emot systemet för förvaltning.

Gör så här istället

Övergripande bör vd och ledningsgrupp vara de som beslutar om vilken systemkarta organisationen ska ha, eftersom det kopplar till affärsmålen och till att få ihop helheten.

Genom att ta ett helhetsgrepp kan ledningen undvika silos, teknisk skuld och ineffektivitet. Här gäller det att utgå från affärsmålen, beakta behoven i organisationen och ta hänsyn till organisationens mognad vad gäller att anamma ny teknik och nya arbetssätt.

Ledningen bör också se till att organisationen arbetar tvärfunktionellt med systemimplementering och utveckling. Här kan du behöva anpassa vilka medlemmar som ska ingå i ett team, till exempel webb, IT, verksamhet, juridik och vilken kompetens som krävs i olika processfaser.

I sin organisatoriska roll bör ledningen se till att de team som implementerar beslutade system förstår vikten av att fånga upp behov från kritiska användargrupper och att de gör införandet i en takt så att organisationen hänger med.