Det är inte ovanligt att webb- och IT-utveckling tar längre tid än förväntat och kostar mer än vad som ursprungligen budgeterats. En vanlig orsak är att beställaren inte lagt tillräcklig vikt vid kravställningen.

Det är stor skillnad på att skriva krav i en kravspecifikation inför en upphandling och skriva krav i samband med utveckling.

I det första fallet gäller det att framföra behov som är tydliga men inte alltför specifika. Där vill du att leverantören ska vara proaktiv och ge ett förslag, inte minst för att kunna jämföra olika lösningar och utvärdera leverantörernas kompetens.

I löpande kravställning behöver du snarare vara så specifik som möjligt för att undvika missförstånd och få det du tänkt. Läs mer om kravställning i samband med löpande utveckling: 5 steg som vässar din kravställning

Vad är en kravspecifikation och varför är den nödvändig i en upphandling?

Kravspecifikationen beskriver bland annat nuläget, önskade behov inklusive tekniska kopplingar. Priset som ni får av leverantörerna baseras på underlaget. Om kravspecifikationen inte ger en rättvis bild kommer ni att få ett kostnadsförslag som inte stämmer överens med det verkliga priset när ni väl ska bygga t ex webbplatsen.

Om ni vill ha exakt samma upplägg som idag behöver alla delar beskrivas. Om ni vill lämna utrymme till leverantörerna att föreslå upplägg kan behoven beskrivas mer generellt.

Det finns tre primära anledningar till att lägga tid på en kravspecifikation:

• Priset – kravspecifikationen gör så att ni får ett så rätt pris som möjligt i anbudet.
• Tidplanen – kravspecifikationen är ett viktigt underlag för att få en realistisk tidplan.
• Förväntningarna – kravspecifikationen används för att stämma av förväntningar under projektet.