10 tips för hur du lyckas bättre med införandet av system

Det finns många olika anledningarna till att införa eller byta ett system. Ni kanske vill minska manuell handpåläggning och få till effektivare arbetssätt och processer. Ni kanske har system som inte fungerar ihop eller som är föråldrade. Dessvärre misslyckas ofta systeminföranden och i värsta fall uteblir den avsedda nyttan helt.

Implementeringsprojekt blir ofta långdragna, kostar mycket och kan sluta med att det nya systemet inte används. En vanlig anledning är att man inför systembytet och förändringen utan att ha en plan för hur det ska gå till.

För att ett nytt system ska få fullt genomslag i er organisation krävs mer än teknisk kompetens. Du behöver också inkludera tydlig förändringsledning som skapar förståelse och engagerar alla berörda i införandet.

Så här får du mer nytta från ett nytt system

Här är 10 tips för att lyckas bättre med införandet av system:

  • Ha en projektledare som håller ihop införandet.

  • Skapa en handlingsplan (med tillhörande migreringsplan vid systembyte). Planen ska ta höjd för allt som ska göras, även förankringsarbetet och arbetssätt. När i tiden ska något göras? Av vem? Hur? Vad kostar det?

  • Involvera användarna från start genom att fånga deras behov och krav.

  • Börja litet så att inte organisationen överrumplas av allt för mycket nytt på en gång. Lansera till exempel inte allt för många nya funktioner direkt om de inte är nödvändiga. Börja istället i liten skala så att användarna hänger med och ser nyttan av det nya. Se till att systemet överensstämmer med och stödjer rådande arbetssätt.

  • Planera in arbete för berörda personer och chefer för att skapa sådant som behövs för att medarbetarna ska kunna börja arbeta i det nya systemet. Till exempel mallar, funktioner, flöden.

  • Säkerställ att användare får nödvändig utbildning internt.

  • Se till att det finns support för användarna.

  • Förmedla visionen med systemet och vinsten med det på sikt. Det kanske inte uppfyller allt just nu men ingår i den stora planen på vart organisationen är på väg.

Välj rätt system

Att göra ett genomtänkt införande av ett system är en framgångsfaktor för att få ut affärsvärdet. En annan framgångsfaktor är att välja rätt system utifrån organisationens mål och behov.

Här är tips för att välja rätt system