Det är lätt och lockande att gå direkt på lösning oavsett om man ska välja ett nytt system, ny funktion eller CMS, eller hur?

Om man inte först undersöker och analyserar de specifika behoven och kraven som organisationen och som medlemmarna eller kunderna har och förstår vilken funktionalitet som krävs, kan man välja ett system som inte uppfyller kraven. Det kan leda till ineffektivitet, förlorad produktivitet och behovet av att byta system i framtiden, vilket både är tidskrävande och kostsamt. Därför tjänar man många gånger in tiden som det tar att göra en behovsanalys.

Här är sex steg som kan hjälpa dig i behovsanalysen inför valet av system:

Steg 1: Identifiera intressenter

För att börja behovsanalysen behöver du identifiera de olika intressenterna som kommer att använda systemet eller påverkas av det. Det kan vara medarbetare från olika avdelningar, chefer, kunder, medlemmar eller andra externa intressenter. Var noga med att inkludera representanter från alla relevanta områden för att få en helhetsbild av behoven.

Steg 2: Samla in information om befintliga processer

Få en grundläggande förståelse för organisationens befintliga processer och system. Vilka system används för närvarande? Hur fungerar de? Vilka problem eller utmaningar upplever användarna? Detta kan göras genom att intervjua användare, utföra observationer och granska dokumentation.

Steg 3: Definiera önskade funktioner och egenskaper

Baserat på insamlad information kan du börja definiera vilka funktioner och egenskaper som det nya systemet bör ha. Ta hänsyn till de specifika behoven och kraven som de olika intressenterna har identifierat. Prioritera de viktigaste funktionerna och egenskaperna för att göra det lättare att välja rätt system. Resultatet blir en lista med skall-krav.

Steg 4: Utvärdera systemalternativ

Nu är det dags att undersöka och utvärdera olika systemalternativ som kan uppfylla organisationens behov. Gör en lista över potentiella systemleverantörer och undersök deras produkter. Ta hänsyn till faktorer som funktionalitet, användarvänlighet, skalbarhet, kostnad och support. Jämför systemen noggrant och bedöm hur väl de matchar skall-kraven.

Steg 5: Involvera användare och ta hänsyn till användarupplevelsen

Det är viktigt att involvera de framtida användarna av systemet i beslutsprocessen. Användare kan ge värdefulla insikter om användarvänlighet, arbetsflöden och eventuella utmaningar de kan stöta på. Be om deras åsikter och feedback när du utvärderar systemalternativen. Fokusera på att välja ett system som passar användarnas behov och ger en bra användarupplevelse.

Steg 6: Utvärdera kostnader och implementeringsprocess

Ta hänsyn till kostnaderna för systemet, inklusive inköpskostnader, licensavgifter, driftkostnader och eventuella tilläggstjänster. Bedöm också implementeringsprocessen och om det finns behov av specialanpassningar eller integrationer med befintliga system. Utvärdera hur systemet kommer att passa in i organisationens övergripande IT-strategi.

Avslutningsvis

Genom att följa dessa steg kan du genomföra en grundlig behovsanalys och få en klar bild av vad du behöver från det nya systemet. Detta kommer att hjälpa dig att fatta ett välgrundat beslut när det gäller val av system och minska risken för felaktiga val.