Digitalisering handlar inte i första hand om vilka system man ska välja utan om vilka behov man ska lösa. Därför bör inte systemfrågor enbart hamna på IT-avdelningen eller spridas ut på enskilda avdelningar. Istället bör systemfrågor hamna på ledningsgruppens bord eftersom de kopplar till affärsmålen.

Det är tämligen vanligt att en verksamhet har en mängd olika system för olika saker som inte hänger ihop. Det här är kostsamt, kräver många avtal och mycket underhåll. Dessutom är det svårt, om inte omöjligt, att få till effektiva arbetsprocesser tvärs avdelningar och att få data att flöda mellan systemen.

Man brukar säga att man får en teknisk skuld när systemfloran blir vildvuxen. Man får lägga mycket tid på förvaltning och underhåll av system och utvecklingsmöjligheterna begränsas. Risken är att varje nytt system ökar komplexiteten snarare än förbättrar situationen.

En fråga för ledningen

Ovanstående problematik uppkommer ofta av att enskilda avdelningar upphandlar system för att lösa sin vardag. De agerar i bästa välvilja, men i stuprör, vilken blir på bekostnad av verksamhetens behov av helhet och synergier.

För att få ihop helheten och undvika teknisk skuld så behöver vd och ledningsgrupp vara de som fattar de övergripande besluten om vilka system verksamheten ska ha. En bra princip är: Behov före lösning.

3 aspekter på behov före lösning

Här är tre aspekter på hur ledningen kan låta behov styra valet av lösning.

Koppla behovet av system till affärsmålen

Först och främst bör valet av system baseras på hur väl de bidrar till att nå våra långsiktiga affärsmål. Bra frågor att ställa sig är: Vilka behov ska vi lösa och vilka system behöver vi för att lösa dessa behov? Är det till exempel förbättrad kundupplevelse, automatisering av processer, nya affärsmöjligheter, förbättrade insikter från data eller andra affärsmål som är prioriterade?

Se till hela organisationens behov

Ledningen bör också se till behoven hos organisationen i sin helhet och ha en genomtänkt systemkarta för hur organisationens system hänger ihop. Bra frågor att ställa är: Vilka system behöver vi, som fler kan använda och som går att integrera med andra system? Hur skapar vi de mest effektiva arbetsprocesserna och data som flödar mellan system för att få mesta möjliga nytta och synergier?

Beakta behoven för att undvika överköp

Vilken typ av system behövs i olika fall? Det är lätt att lockas av mängder av ny funktionalitet i nya system. Men det är onödigt dyrt att köpa en Mercedes om det räcker med en Fiat. Det är också svårt att få ut nyttan av system som inte matchar organisationens kunskapsnivå.

Avslutningsvis

Även om det är IT-avdelningen som driftsätter nya system så behöver verksamhetens behov styra vilka system man ska ha. VD och ledningsgrupp behöver sällan sätta sig in i detaljer. Men de behöver ta ett helhetsgrepp för att säkerställa att verksamhetens system på bästa sätt stödjer affärsmålen.