Synpunkter på upphandlingsunderlag från en leverantör

”Vanligt misstag är att ha för detaljerade funktionsbeskrivningar. Och ofta har inte ett tillräckligt förarbete gjorts och då kan man ibland gå miste om de bästa lösningarna och vad tekniken kan göra idag.”

Orden kommer från Kenneth Karlsson, VD på NetRelations. Hallström Konsult och Per Hassle var upphandlingsstöd åt mäklarföretaget Bjurfors när de upphandlade ny leverantör under 2014. Vi passade på att fråga leverantören som vann upphandlingen, NetRelations, om vad de tycker man ska tänka på för att få till ett bra upphandlingsunderlag.

Vilken betydelse har upphandlingsunderlaget med kravspecifikation för er som leverantör?

− Underlaget är otroligt viktigt för oss. Det berättar vad kunden har för förväntningar i stort och vilka förutsättning vi ges för att möta kundens förväntningar.

Är det stor variation på kvaliteten på underlag och kravspecifikation?

− Enormt stor variation på kvalitet. Ett svagt underlag med otydliga och motsägelsefulla krav skapar inte bara risker för leverantören utan även för de som upphandlar.

Vilket råd skulle du ge för att få till ett bra upphandlingsunderlagen med kravspecifikation?

− Mitt råd är att vara så tydlig och detaljerad som man kan om vad kunden vill åstadkomma för effekt och fråga sig vad vill kunden uppnå med tjänsten eller systemet? Det är bättre att fokusera på problemformulering och utmaningen och mindre på hur man ska göra för att nå dem – det är här som vi som leverantör kommer in.

− En annan viktigt sak, och då är en professionell upphandlare bra att ha med, är att vara tydlig med avgränsningar och när det gäller system. Då menar jag inte bara ett CMS, utan även vad det gäller koppling till andra system och beroenden.

− Det är vanligt att man beskriver att man vill ha en sportbil men det ska kunna klara av samma sak som en stor lastbil.

Vad anser du om att använda professionell hjälp vid upphandlingar?

− Professionell upphandlingshjälp kan ta till sig andra lösningar som vi presenterar. De kan ge oberoende råd så att kunden kan få hjälp att avgöra vad leverantören säger. En professionell upphandlare hjälper till att kvalitetssäkra krav så att de inte blir motsägelsefulla.