Att ryckas med i det allra senaste i den digitala trenden är vi ibland allt för snabba på. Det finns risker med att tänka och digitalisera ad hoc, i sämsta fall kan en organisation köpa in ett system som blir en isolerad digital ö och som bara blir dyrt.

Tekniken är inte det som ska driva oss framåt. Visst är det lockande att haka på men det gäller att tänka till innan man planerar den digitala resan.

Fyra punkter att tänka på:

1. Sätt upp en digital strategi med tydlig målbild

Alltför många glömmer att göra en strategisk plan med långsiktiga visioner och mål/riktning för vart organisationen är på väg – en plan som sedan ska mappa mot de tekniska lösningar som behövs.

• Lyft blicken och anamma ett helikopterperspektiv.
• Ta reda på vilka behov ni har och var digitaliseringen kan ge organisationen störst effekt.
• Skriv ned en tydlig målbild för digitalisering både på kort och på lång sikt. Att veta vart man är på väg – gör det enklare för alla inblandade – framför allt när man ska kolla upp vilka system som behövs och vilka som behöver prata med varandra. Annars blir det svårt att välja vad ni ska prioritera att göra framöver.

2. Kartlägg nuläget i organisationen

Digitaliseringens snårskog. Rätt ofta händer det att digitaliseringen sker i små öar för att kortsiktigt lösa behov som uppstår i organisationen. Det kan t ex vara ett nytt kurssystem, verktyg för marketing automation, CRM eller affärssystem. Kortsiktiga lösningar blir tyvärr ibland dyra lösningar på lång sikt.

Ta reda på hur det ser ut i er organisation. Vilka system har ni? Vilka kopplas till vilka och vilka används av vem? Detta blir ert nuläge att arbeta vidare ifrån.

3. Skapa en handlingsplan

Utifrån målbilden som ni har kommit fram till och ert nuläge skapar ni en handlingsplan för hur ni ska nå målen.

Tankeställare

Innan ni digitaliserar och köper in ett verktyg eller system tänk till. Här är några tankeexempel.

• Ett nyinköpt system behöver just nu inte prata med ett annat system men om ett år ska en ny digital tjänst lanseras och då behöver dessa vara kompatibla för att kunna prata med varandra.
• Hur ska data utbytas mellan olika system?
• Ska CRM-verktyget kunna prata med kurssystemet och marketing automation verktyget?
• Behöver e-signeringsverktyget fungera ihop med CRM-verktyget?

4. Digital kompetens – förutsättningen för att ”alla ska med”

Digitaliseringsresan berör hela verksamheten och är inte ett isolerat fenomen. Den digitala tekniken förändras hela tiden och på så vis bör även verksamhetens processer ständigt utvecklas.

Dialogen med anställda om vilka system som finns och hur de används är jätteviktig. Hur fungerar deras processer idag? Ta reda på vad de tycker om systemet. Känns det för avancerat? Vad behövs för stöd?

Inställning till förändring är alltid individuell. Vid introduktion av nytt system berätta hur det kommer att förbättra deras arbetssituation med konkreta exempel från verksamheten.

Introduktion, kompetens och att lyssna är viktigt för att ett nytt system ska anammas väl.

Behöver du hjälp med din digitaliseringsprocess eller inköp ett nytt system?

Ta hjälp av en extern strategisk rådgivare eller skaffa ett upphandlingsstöd.  Kontakta oss på Hallström Konsult – vi har flerårig erfarenhet av olika digitaliseringsprojekt och arbetat med kunder från både privat och publik sektor när det gäller upphandling: info@hallstromkonsult.se