Nya digitala behov har på kort tid uppstått och nya lösningar har snabbt tagits fram tack vare Coronakrisen. Digitaliseringen har fått en rejäl knuff framåt.

Men kan man genomföra en upphandling under pågående kris? Ja det kan man. Här berättar vi varför du bör upphandla nu.

Hygienkravet på vad som ska finnas digitalt är mycket högre idag. Och under den pågående pandemin har förväntningarna på de digitala lösningarna och tjänsterna ytterligare skruvats upp.

Det är en kombo att hänga med i användarnas behov och hitta lösningar som gynnar verksamheten t ex Sibylla har gjort en app där man kan beställa mat och som man kan hämta när den är klar för att slippa stå i kö.

När nya digitala behov uppstår så kan det vara läge att upphandla. Det finns både fördelar och nackdelar med att upphandla under kristid.

Fördelarna är flera så som:

• Priserna går att påverka.

Förhandla om priser och vad som ska ingå med leverantörerna. De kan vara sugna på att göra en deal eller ett paketpris.

• Tiden.

Leverantörer kan ha luckor i sin planering och har mer tid att hjälpa till. Du slipper vänta på att en leverantör ska bli ledig.

• Leverantörens geografiska placering.

Vid upphandling går det utmärkt att ha digitala möten med leverantörerna via Teams eller andra liknande verktyg. Mognade för hur man gör digitala möten gör leverantörens geografiska placering ointressant.

• Digital mogna.

Effekten av pandemin är att fler användare har fått vänja sig vid ett digitalt användningssätt och den digitala mognaden har ökat. Utmaningen för alla företag är att hänga med och leva upp till de krav som ställs.

Nu är ett ypperligt tillfälle att digitalisera och förbättra processer och arbetssätt för att anpassa verksamheten digitalt.

Gå igenom vad i era processer ni lägger mycket tid på och var det sker manuell handpåläggning. Ett exempel kan vara e-signering av dokument. Tänk behov inifrån och ut och utifrån och in.

Ta både med det kortsiktiga och det långsiktiga perspektivet – så att ni får digitala lösningar som håller för framtiden – de ska vara kompatibla och kunna prata med andra system.

Nackdelarna är inte lika många men viktiga att hålla koll på:

• Glädjekalkyler.

Se till att avtalen inte blir glädjekalkyler som bara gäller under kristid. Säkra upp priserna och ta reda på vad de landar år 1 och år 2, så undviker du överraskande prishöjningar vid avtalsförnyelsen.

Om ni har ekonomisk möjlighet – passa på att upphandla nu när det är läge – och få en leverantör som har tid.