Varför ska man göra en riskanalys inför ett projekt?

Riskanalys låter som något svårt och tråkigt som man ska göra när man ser sitt projekt vara på väg åt fel håll. Men så är det inte. Riskanalysen, som bör finnas med från förstudien skapar förutsättningar för att ditt projekt ska lyckas, riskanalysen har man som stöd under hela projektet.

Genom att göra en riskanalys inför ett projekt lyfter man de risker man ser och hur de ska tas om hand. Använd gärna workshop-formatet med en workshopledare som hjälper gruppen att nå ett gemensamt resultat. Deltagarna i workshopen bör representera olika roller och kompetenser. Viktigt är att deltagarna inför workshopen är införstådda med målet med satsningen och vad man konkret vill uppnå. Viktigt är också att deltagarna vill bidra och är aktiva under workshopen.

Så här kan en workshop gå till:

  • Identifiera de viktigaste riskområdena projektet – det kan exempelvis vara resurser, design, teknik, styrning, innehåll, marknadsföring etc. Rita upp faserna som stora rutor på en whiteboard-tavla.

  • Varje deltagare skriver en eller flera risker utifrån sin erfarenhet. En post-it-lapp för varje risk.

  • Varje deltagare placerar sedan sina post-it lappar i relevant ruta på whiteboard-tavlan.

  • När alla satt upp sina lappar går gruppen gemensamt igenom varje ruta/fas. Den som skrivit post-it-lappen får redogöra för sin lapp.

  • Sedan är det dags att komma fram till vilka av riskerna som har störst påverkan på tid, budget och scope. Varje deltagare får några små »klister-punkter« att placera på den plats där man tror att risken är störst. Skilj på sannolikheten och konsekvensen att/om risken inträffar.

  • I nästa steg diskuterar gruppen hur risken ska hanteras eller vad man ska göra för att undvika de

  • Diskussionen blir underlag till riskanalysen, som ingår som en del i projektplanen.

Riskanalysen är inget statiskt dokument

Risker ska finnas som en återkommande punkt på både projektmöten och styrgruppsmöten. Vissa risker kan ha undanröjts, nya kan ha tillkommit som kräver åtgärd. Riskanalysen för ett projekt är på så sätt ett levande dokument som kommer förändras under hela projektets gång.

Till sist: Håll en löpande koll på riskerna i projektet. Men låt dem inte hindra dig från att våga.

Är du intresserad av våra tjänster eller vill du veta mer om Hallström Konsult kontakta oss via e-post info@hallstromkonsult.se eller ring 070-765 37 91